e-Document
คู่มือการใช้งานระบบ
e-Document : ระบบงานการจัดการเอกสาร
ภูมิหลังและความเป็นมา
ในปัจจุบันรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลหนังสือราชการส่วนใหญ่ของหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยราชภัฎนครศรีธรรมราชอยู่ในรูปแบบของแฟ้มเอกสาร ซึ่งมีเป็นจำนวนมากทำให้ยากต่อการจัดการ และต้องใช้พื้นที่ในการจัดเก็บ นอกจากนี้เมื่อมีความต้องการใช้งานหนังสือราชการก็ยากต่อการค้นหา
ด้วยเหตุนี้ทางฝ่ายพัฒนาระบบสารสนเทศจึงได้จัดทำระบบงานหนังสือราชการ e-Document ขึ้น เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับหนังสือราชการ โดยจัดทำระบบในรูปแบบของระบบอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งเจ้าหน้าที่สามารถจัดการข้อมูลหนังสือราชการได้โดยใช้ระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ต และง่ายต่อการค้นหาเมื่อต้องการเรียกใช้ข้อมูล
วัตถุประสงค์
1. เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับเจ้าหน้าที่ในการจัดการหนังสือราชการ
2. เพื่อใช้ระบบในการจัดเก็บหนังสือราชการ ไว้เป็นหมวดหมู่ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
3. เพื่อความสะดวกในการค้นหา และเรียกใช้หนังสือราชการ
4. เพื่อให้เจ้าหน้าที่สามารถจัดการหนังสือราชการได้ในทุกสถานที่โดยผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
5. เพื่อให้บุคลากรภายในมหาวิทยาลัย หรือบุคคลอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องสามารถดาวน์โหลดเอกสารที่ต้องการได้ผ่านทางระบบ
ขอบเขต
1. สามารถจัดเก็บเอกสารทางราชการต่างๆ ไว้เป็นหมวดหมู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้
2. สามารถจัดเก็บเอกสารทางราชการต่างๆ โดยแยกออกเป็นหน่วยงานต่างๆ ภายในมหาวิทยาลัยได้
3. สามารถค้นหาเอกสารทางราชการต่างๆ ในแต่ละประเภทของเอกสารได้
4. สามารถแนบไฟล์เอกสาร รูปภาพที่เกี่ยวข้อง ไว้ร่วมกับเอกสารทางราชการในแต่ละรายการได้
5. สามารถจัดเรียงเอกสารตามหัวข้อต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ได้
6. สามารถออกรายงานตามประเภทของหนังสือราชการตามวันที่ระบุได้
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
1. อำนวยความสะดวกให้กับเจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบเกี่ยวกับหนังสือราชการ
2. ทำให้การจัดเก็บหนังสือราชการของแต่ละหน่วยงานเป็นระบบ และหมวดหมู่มากยิ่งขึ้น
3. ทำให้ง่ายต่อการค้นหาข้อมูลเมื่อมีความต้องการใช้งานหนังสือราชการ
4. ทำให้เจ้าหน้าที่สามารถจัดการข้อมูลหนังสือราชการได้ในทุกที่ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต
5. บุคลากรที่ต้องการใช้งานหนังสือราชการแต่ละประเภท สามารถดาวน์โหลดผ่านทางเครือข่ายอินเทอร์เน็ตได้
การใช้งานระบบ e-Document
เมื่อผู้ใช้เข้าสู่ระบบ e-Document ระบบจะแสดงหน่วยงานที่ผู้ใช้สังกัด ซึ่งหากหน่วยงานที่ท่านสังกัดอยู่มีหน่วยงานย่อยอีกก็สามารถคลิกเลือกหน่วยงานย่อยได้ เมื่อพบหน่วยงานที่สังกัดแล้วก็คลิกเลือกรายการเพื่อเข้าสู่หน้าของการจัดการหนังสือราชการประเภทต่างๆ
รูปที่ 1 แสดงหน่วยงานตามที่ผู้ใช้สังกัด
เมื่อผู้ใช้คลิกเลือกสังกัดที่ต้องการแล้ว ระบบจะแสดงรายการเมนูหนังสือราชการต่างๆ ซึ่งได้แก่เมนูหนังสือเข้า หนังสือส่ง บันทึกข้อความ คำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับ และแบบฟอร์ม
รูปที่ 2 แสดงเมนูประเภทของหนังสือราชการ
1. การแสดงรายการหนังสือราชการ
หนังสือราชการแต่ละประเภทจะมีหน้าจอการทำงานที่แตกต่างกันออกไป จากตัวอย่างจะเป็นหน้าจอการทำงานของหนังสือราชการประเภทบันทึกข้อความ ซึ่งจะคล้ายกับหน้าจอการทำงานของหนังสือส่ง และหนังสือเข้า หากผู้ใช้ต้องการดูรายละเอียดทั้งหมดสามารถคลิกเลือกเลขที่รับ สำหรับหนังสือราชการประเภทหนังสือส่ง หนังสือเข้า และบันทึกข้อความ ส่วนหนังสือราชการประเภทคำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับและแบบฟอร์ม ให้คลิกเลือกวันที่ ที่ปรากฏด้านหน้าของแต่ละรายการ
รูปที่ 3 หน้าจอการทำงานของหนังสือราชการประเภทบันทึกข้อความ
หนังสือราชการที่มีหน้าจอการทำงานเหมือนกันอีกประเภทคือ หนังสือราชการประเภทคำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับ และแบบฟอร์ม จะมีเฉพาะคอลัมน์วันที่รับหนังสือ ชื่อหนังสือ และไฟล์ที่แนบเท่านั้น ( ในกรณีของคำสั่งจะมีคอลัมน์เลขที่ของหนังสือด้วย)
รูปที่ 4 หน้าจอการทำงานของหนังสือราชการประเภทข้อบังคับ
2. การเพิ่มข้อมูลหนังสือราชการ
ผู้ใช้สามารถเพิ่มหนังสือราชการของแต่ละประเภทได้โดยการคลิกเลือกเพิ่มรายการ ที่ปรากฏอยู่ที่แถบด้านบนของรายการหนังสือราชการแต่ละประเภท
รูปที่ 5 เมนูสำหรับเพิ่มรายการหนังสือราชการ
หลังจากเลือกเพิ่มรายการแล้ว ระบบจะแสดงแบบฟอร์มสำหรับการเพิ่มรายการ ผู้ใช้สามารถกรอกรายละเอียดต่างๆ รวมไปถึงการแนบไฟล์เอกสารที่เกี่ยวข้องกับหนังสือราชการแต่ละรายการได้ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม “Add” เพื่อบันทึกรายการ เมื่อระบบทำการเพิ่มรายการเรียบร้อยแล้วจะกลับมายังหน้าจอสำหรับการเพิ่มรายการ เพื่อรับข้อมูลรายการต่อไป หากผู้ใช้ต้องการกลับไปยังหน้ารายการของหนังสือราชการ สามารถทำได้โดยการคลิกเลือกเมนู “รายการ” ที่ปรากฏอยู่บนแถบด้านบน และ ด้านล่างของแบบฟอร์ม
รูปที่ 6 แบบฟอร์มสำหรับเพิ่มรายการหนังสือเข้า หนังสือส่ง และบันทึกข้อความ
รูปที่ 7 แบบฟอร์มสำหรับเพิ่มรายการคำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับ แบบฟอร์ม
3. การแก้ไขข้อมูลหนังสือราชการ
สำหรับวิธีการแก้ไขข้อมูลหนังสือราชการ ผู้ใช้สามารถทำได้โดยการคลิกเลือกเลขที่หนังสือ หรือวันที่ที่รับหนังสือ ขึ้นอยู่กับหนังสือราชการแต่ละประเภทดังที่ได้กล่าวไว้ในหัวข้อการแสดงรายการหนังสือราชการ เมื่อคลิกเลือกเพื่อแก้ไขรายการที่ต้องการแล้ว ระบบจะแสดงแบบฟอร์มแสดงรายละเอียด ซึ่งผู้ใช้สามารถแก้ไขข้อมูลต่างๆ ผ่านแบบฟอร์มนี้ได้ เพื่อได้ทำการปรับปรุงข้อมูลต่างๆ เรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่ม “Edit” เพื่อทำการปรับปรุงข้อมูล หลังจากนั้นระบบจะกลับมายังแบบฟอร์มสำหรับแก้ไขข้อมูลในรายการเดิมอีกครั้ง เพื่อให้ผู้ใช้ได้ตรวจสอบผลการแก้ไขข้อมูล หากผู้ใช้ต้องการกลับไปยังหน้ารายการของหนังสือราชการ สามารถทำได้โดยการคลิกเลือกเมนู “รายการ” ที่ปรากฏอยู่บนแถบด้านบน และ ด้านล่างของแบบฟอร์ม
รูปที่ 8 แบบฟอร์มสำหรับแก้ไขรายการหนังสือเข้า หนังสือส่ง และบันทึกข้อความ
รูปที่ 9 แบบฟอร์มสำหรับแก้ไขรายการคำสั่ง ประกาศ ระเบียบ ข้อบังคับ แบบฟอร์ม
4. การแนบไฟล์เอกสารและไฟล์รูปภาพให้กับหนังสือราชการ
นอกจากการแก้ไขข้อมูลในแต่ละรายการแล้ว ผู้ใช้สามารถแนบ / แสดงรายการ ไฟล์เอกสาร หรือไฟล์รูปภาพที่เกี่ยวข้องกับหนังสือราชการในแต่ละรายการได้เพิ่มเติม โดยการเลือกเมนู [ แสดง / ลบ รูปภาพ ] [ เพิ่มรูปภาพ ] [ แสดง / ลบ เอกสาร ] [ เพิ่มเอกสาร ] ซึ่งปรากฏอยู่ด้านล่างแบบฟอร์มสำหรับแก้ไขข้อมูล
รูปที่ 10 รายการเมนูสำหรับจัดการไฟล์เอกสาร และรูปภาพ
- เมนูแสดง / ลบ รูปภาพ สำหรับให้ผู้ใช้ได้จัดการกับไฟล์รูปภาพ ที่ผู้ใช้ได้แนบไว้กับหนังสือราชการในแต่ละรายการ รวมไปถึงการเพิ่มไฟล์รูปภาพในกรณีที่ต้องการแนบไฟล์รูปภาพเพิ่มด้วยเช่นเดียวกับเมนูเพิ่มรูปภาพ
รูปที่ 11 ฟอร์มสำหรับแนบไฟล์รูปภาพ
รูปที่ 12 หน้าสำหรับจัดการข้อมูลไฟล์รูปภาพ
รูปที่ 13 ฟอร์มสำหรับแนบไฟล์เอกสาร
รูปที่ 14 หน้าสำหรับจัดการข้อมูลไฟล์เอกสาร
สำหรับไฟล์เอกสารเมื่อผู้ใช้ได้แนบเข้าไปประกอบในรายการหนังสือราชการแล้ว ไฟล์เอกสารต่างๆ จะไปปรากฏในคอลัมน์ไฟล์ ด้านหลังหนังสือราชการในแต่ละรายการ ซึ่งสามารถดาวน์โหลดไปใช้งานได้
รูปที่ 15 แสดงไฟล์เอกสารที่แนบกับหนังสือราชการ
เพื่อความสะดวกของผู้ใช้จึงมีระบบสำหรับการค้นหาหนังสือราชการ ซึ่งผู้ใช้สามารถใช้คำต่างๆ เพื่อค้นหารายการหนังสือราชการที่เกี่ยวข้อง โดยค้นหาผ่านฟอร์มสำหรับการค้นหา ( มุมบนด้านขวาของระบบ ) และส่วนสำหรับเลือกหน้าของรายการเอกสาร ซึ่งสามารถพิมพ์หมายเลขหน้าที่ต้องการ แล้วคลิกเลือก เพื่อไปยังหน้าดังกล่าว
รูปที่ 16 แสดงฟอร์มสำหรับการค้นหา และเลือกแสดงหน้า
นอกจากนี้ ระบบยังสามารถออกรายงานหนังสือราชการที่มีอยู่ในระบบให้กับผู้ใช้ได้ โดยการคลิกเลือกเมนู “รายงาน” ที่ปรากฏอยู่บนแถบของฟอร์มการค้นหา ซึ่งผู้ใช้สามารถค้นหาหนังสือราชการได้ตามวันเดือนปี ( ในกรณีของหนังสือราชการประเภทหนังสือเข้า หนังสือส่ง และบันทึกข้อความ ) และสามารถเลือกรูปแบบของการแสดงได้ 3 แบบ คือ
- แสดงผลผ่านหน้าเว็บเพจ
- แสดงผลเป็นเอกสาร Microsoft Office WORD
- แสดงผลเป็นเอกสาร Microsoft Office EXCEL
รูปที่ 17 แสดงฟอร์มสำหรับออกรายงานหนังสือราชการ
- แสดงผลผ่านหน้าเว็บเพจ ผู้ใช้สามารถเลือกวันเดือนปีที่ได้เพิ่มเอกสาร เพื่อให้ระบบแสดงรายการหนังสือราชการประจำวันนั้นๆ ออกมา
รูปที่ 18 แสดงรายการเอกสารผ่านหน้าเว็บเพจ
- แสดงผลเป็นเอกสาร Microsoft Office WORD ลักษณะรูปแบบของเอกสารที่ได้จะอยู่ในรูปแบบของเอกสาร WORD ซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกที่จะบันทึกไปเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ หรือเปิดเอกสาร WORD ที่ได้ผ่านหน้าเว็บเพจ
รูปที่ 19 เก็บไฟล์เอกสารรายงานที่ได้เก็บบันทึกไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์
รูปที่ 20 เปิดไฟล์เอกสารรายงานผ่านทางหน้าเว็บเพจในรูปแบบ WORD
- แสดงผลเป็นเอกสาร Microsoft Office EXCEL ลักษณะรูปแบบของเอกสารที่ได้จะอยู่ในรูปแบบของเอกสาร EXCEL ซึ่งผู้ใช้สามารถเลือกที่จะบันทึกไปเก็บไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ หรือเปิดเอกสาร EXCEL ที่ได้ผ่านหน้าเว็บเพจ เช่นเดียวกันกับรูปแบบ WORD
รูปที่ 20 เปิดไฟล์เอกสารรายงานผ่านทางหน้าเว็บเพจในรูปแบบ EXCEL
e- office
สำนักงานอิเลคทรอนิคส์ (Electronic Office)
ความเป็นมาของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ในช่วงระยะเวลาเพียง 20 ปีที่ผ่านมา พบว่าพัฒนาการเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์ และการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงและสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์ เป็นผลทำให้โลกพัฒนาเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร ปัจจุบันไม่ว่าจะอยู่ที่ส่วนใดของโลกก็สามารถติดต่อโทรศัพท์พูดคุยกันได้เสมือนนั่งอยู่เคียงข้างกัน พัฒนาการของการสื่อสารกำลังทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป มีการใช้ข้อมูลข่าวสารมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารทำได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้เองธุรกิจที่แข่งขันจำเป็นต้องใช้ข้อมูลข่าวสารเป็นจำนวนมาก เพื่อการตัดสินใจ และเพื่อให้บริการที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว
ยุคของสารสนเทศได้ก้าวหน้าและเป็นจริงเป็นจังมากขึ้น เราเริ่มรู้จักคำว่าเอทีเอ็มการใช้เครดิตการ์ด การสื่อสารผ่านบูเลตินบอร์ด อิเล็กทรอนิกส์เมล์ และอื่น ๆ นอกจากนี้ยังได้ยินได้ฟังคำว่าโอเอ (OA) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบตึกหรืออาคารอัจฉริยะ เป็นต้น บทบาทและความสำคัญของเทคโนโลยีกำลังก้าวเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว
หากมองให้ลึกลงไปอีกสักนิดพบว่า บนความสำเร็จของเทคโนโลยีทางด้านข่าวสารเกือบทุกประเภท อยู่บนฐานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารข้อมูล จนมีผู้กล่าวว่ายุคสารสนเทศในปัจจุบันฝากไว้กับเทคโนโลยี C & C (Computer and Communication)
E-Office คืออะไร
E-Office ถูกเรียกในภาษาไทยหลายแบบ อาทิเช่น สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานไร้กระดาษ หรือสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ รวมถึงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดังกล่าวทำให้ระบบ E-Office สามารถจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรในองค์กรและระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร การรักษาความปลอดภัย รวมถึงการอำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับบุคลากร โดยไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานในสำนักงานเท่านั้น แต่สามารถทำงานที่บ้านหรือจากที่อื่นๆ การนำระบบ E-Office มาใช้ จะช่วยให้องค์การจัดการข้อมูลและเอกสาร ได้รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานของบุคลากรและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร นอกจากนั้นยังช่วยลดงานด้านการจัดเก็บเอกสารและการจัดทำเอกสาร รวมถึงการลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในองค์กร
กระบวนการและวงจรการพัฒนาระบบ E-Office
การสำรวจเบื้องต้น
• ศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการที่จะทำการพัฒนา
• เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เครือข่าย ดูว่าสามารถรองรับการทำงานได้หรือไม่
• งบประมาณที่ต้องนำมาใช้
• ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการพัฒนาระบบ
• ความคุ้มค่าในการลงทุนและประโยชน์
• ศึกษาเป้าหมายและความต้องการของผู้ใช้ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
การวิเคราะห์ระบบ
• ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบปัจจุบัน
• ศึกษาปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบปัจจุบัน
• เก็บรวบรวมข้อมูลและความต้องการของผู้ใช้
• ใช้เครื่องมือในการวิเคราะห์ได้
การออกแบบระบบ
• เป็นการสร้างพิมพ์เขียวของระบบใหม่ตามความต้องการในเอกสารความต้องการระบบกิจกรรมในขั้นตอนการออกแบบระบบ
• การออกแบบหน้าจอ
• การออกแบบฐานข้อมูล
• การออกแบบข้อมูลนำเข้าและรายงาน
• การออกแบบระบบควบคุมความปลอดภัยข้อมูล
การพัฒนาระบบ
• เป็นขั้นตอนของการเขียนโปรแกรม
• การทดสอบการใช้งานของโปรแกรม
• การจัดทำคู่มือสำหรับการใช้งานระบบ
• การฝึกอบรมผู้ใช้งาน
การติดตั้งระบบ
• การเตรียมข้อมูลนำเข้าสู่ระบบ
• การเตรียมอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์และเครือข่าย
• การติดตั้งโปรแกรมระบบปฏิบัติการ
• การติดตั้งระบบสารสนเทศ
การบำรุงรักษาระบบ
• เป็นขั้นตอนการปรับปรุงแก้ไขหลังจากที่มีการติดตั้งใช้งานแล้ว
• พัฒนาโปรแกรมเพิ่มเติม ในส่วนที่ผู้ใช้ต้องการ
• บำรุงรักษาระบบทั้งทางฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง ตลอดเวลา
ระบบสำนักงานอัตโนมัติกับเครือข่ายคอมพิวเตอร์
เครือข่ายคอมพิวเตอร์ คือการนำเอาคอมพิวเตอร์หลาย ๆ เครื่องต่อเชื่อมโยงให้มีการสื่อสารข้อมูลระหว่างกัน การเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้าหากันก็ด้วยเหตุผลที่ราคาของคอมพิวเตอร์ถูกลง และต้องการเพิ่มขีดความสามารถของระบบโดยรวม หรือที่เรียกว่าการสร้างมูลค่าเพิ่ม เพราะอุปกรณ์คอมพิวเตอร์เพียงอย่างเดียวก็ทำงานได้ในตัวเองอย่างหนึ่ง แต่เมื่อต่อรวมกันจะทำงานได้เพิ่มขึ้น มีการใช้ทรัพยากรร่วมกันแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกัน ทำให้เกิดความสะดวกสบายในการใช้งาน มีความรวดเร็วเพิ่มขึ้น
การทำงานในสำนักงานก็เช่นเดียวกัน ที่จำเป็นต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารระหว่างกันภายในโต๊ะทำงานตัวหนึ่งเสมือนจุดการประมวลผล การวิเคราะห์ การแยกแยะข้อมูลข่าวสาร แล้วส่งต่อให้โต๊ะอื่น ๆ หรือหน่วยอื่น ๆ ต่อไป การเชื่อมโยงเครือข่ายเป็นระบบก็เช่นเดียวกัน เป็นการเชื่อมโยงระบบประมวลผลหรือคอมพิวเตอร์หลาย ๆ ระบบเข้าด้วยกัน ระบบสำนักงานอัตโนมัติจึงเป็นเรื่องของการประมวลผลในจุดต่าง ๆ แล้วส่งข้อมูลเข้าหากันผ่านทางเครือข่าย
โปรแกรมทะเบียนการรับ-ส่ง หนังสือราชการ E-Office
โปรแกรมทะเบียนรับ – ส่งหนังสือราชการ e-office สำหรับหน่วยงานราชการ และบริษัทเอกชน เป็นเครื่องมือในการนำส่งไฟล์ไปให้สมาชิกในระบบได้แก่ ไฟล์ภาพจากเครื่องสแกนหรืออื่น ๆ (jpg, jpeg, gif, png )ไฟล์เอกสารอื่น ๆ (zip, rar, doc, xls, pdf) โดยทำหน้าที่เหมือนลิ้นชักเก็บไฟล์ที่ต้นทางโดยให้ต้นทางส่งเข้าไปในลิ้นชักเมื่อส่งสำเร็จ ปลายทางก็จะเห็นและสามารถเปิดลิ้นชักหยิบไฟล์เอกสารในรูปแบบไฟล์ต้นฉบับดูได้ทันทีหรือดาวน์โหลดไปเก็บไว้ที่เครื่องหรือไดร์ฟอื่นๆ ของสมาชิก ซึ่งระบบนี้จะทำงานผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ต
สาระสำคัญสิ่งที่ต้องปฏิบัติในระบบนี้ คือ
1. กรอกข้อมูลรายละเอียดของหน่วยงาน บริษัท แผนก (กรอกเพียงครั้งเดียว)
2. การส่งหนังสือไป หน่วยงาน บริษัทหรือแผนกที่ต้องการ
3. การรับหนังสือที่มาคนส่งมาให้ จากระบบ
4. การส่ง – รับข้อความของสมาชิก
การใช้งานในโปรแกรมทะเบียนรับ-ส่งหนังสือราชการ e-office ผู้ใช้ทุกหน่วยงานจะต้องมี รหัสผู้ใช้ และ รหัสผ่าน ในการกำหนดรหัสผู้ใช้จะกระทำโดยผู้ดูแลระบบ หรือสามารถลงทะเบียนได้ด้วยตนเอง เพื่อรอการอนุมัติจากผู้มีอำนาจต่อไป
การเริ่มใช้งานในระบบรับ – ส่ง หนังสือราชการ (E-Office)
การเข้าสู่ E-Office ให้เริ่มจากหน้าเว็บไซต์ของหน่วยงานหรือสำนักงานนั้นๆ จากนั้นเข้าสู่ระบบโดยการ กรอกรหัสผู้ใช้และรหัสผ่านของของหน่วยงาน และคลิกเข้าสู่ทะเบียนหนังสือ ให้รอสักครู่ระบบกำลังเข้าสู่การทำงาน เมื่อเข้าระบบและอยู่ในทะเบียนหน้าหลัก ตรงเมนูเข้าระบบจะมีรหัสผู้ใช้ปรากฏอยู่
การรับหนังสือ
• คลิกทะเบียนรับหนังสือราชการ
• จะปรากฏรายการหนังสือที่ให้คลิกที่รายชื่อ หนังสือเพื่อดูรายละเอียดในหนังสือ ฉบับนั้นๆ
• จะเห็นรายละเอียดของเรื่อง ชื่อไฟล์ หรือ รูปภาพ ให้คลิกที่ชื่อไฟล์ เพื่อเปิดหนังสือราชการและ สิ่งที่ส่งมาด้วย (เมื่อเอาเมาส์ไปวางบน ชื่อไฟล์จะมีรูปเมือเกิดขึ้นให้คลิกดูได้)
• จะปรากฏหนังสือราชการ หรือเอกสารสิ่งที่ส่งมาด้วย หากต้องการพิมพ์ ให้สั่ง File แล้ว Print และหากต้องการจะเก็บไฟล์ไว้ ให้สั่ง File แล้ว Save As แล้วระบุไดร์ฟที่ต้องการเก็บไฟล์
• เมื่อเก็บไฟล์หรือสั่งพิมพ์เรียบร้อยแล้ว ให้คลิกปุ่มตอบกลับด้านบน แล้วคลิกปุ่มตอบกลับด้านล่าง
การส่งหนังสือ
• คลิกทะเบียนส่งหนังสือราชการ และ คลิกปุ่ม “เรื่องใหม่”
• กรอกรายละเอียดของหนังสือที่จะส่ง ช่องหนังสือ ให้เติมเลขที่หนังสือ เช่น ศธ 04052.001/090
• ช่องข้อความ ให้เติมชื่อเรื่องและข้อความ ที่ต้องการแจ้งให้ผู้รับทราบ คลิก เพื่อแนบไฟล์ที่เป็นภาพ เช่น หนังสือที่มาจากการสแกนหรือไฟล์ภาพ คลิก เพื่อแนบไฟล์หนังสือราชการ ที่เป็น, doc, xls, pdf zip, rar
• 4. เมื่อคลิก หรือ จะปรากฏ หน้าต่างดังภาพให้กดปุ่ม Browse เพื่อ เลือกไฟล์จากที่เก็บไฟล์เพื่อส่ง และคลิกปุ่ม OK
• คลิก OK เพื่อยืนยันการส่ง
ขั้นตอนการสมัครของประชาชนผู้ใช้บริการ
1. กรอกแบบฟอร์มสมัครสมาชิกใหม่
2. ระบบจะทำการส่งอีเมลล์ไปยังอีเมล์ที่คุณให้ไว้
3. อ่านอีเมลล์ จากนั้นคลิกที่ ลิงค์ในอีเมลล์นั้น .
4. account ของคุณจะได้รับการยืนยัน และคุณจะสามารถ login ได้ทันที
5. เลือกรายวิชาที่ต้องการเข้าไปเรียน
6. ถ้าหากคุณถูกถามให้ใส่รหัสในการเข้าเรียนให้ใส่ รหัสที่อาจารย์ของคุณให้ไว้
7. นับจากนี้คุณสามารถเข้าอ่านและใช้ข้อมูลในแต่ละรายวิชาได้ โดย ครั้งต่อไปเพียงแต่ใส่ username และ password เท่านั้น
ประโยชน์จากการใช้ E-Office
ประโยชน์ที่หน่วยงานจะได้รับจากการดำเนินการ e-Office คือ การเพิ่มคุณค่า หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว และเราสามารถใช้ประโยชน์จากเครือข่ายเครื่องคอมพิวเตอร์โดยการใช้งานระบบ e-Office และการหันมาใช้งานระบบนี้ไม่ต้องเพิ่มทุนมากนักเพราะทรัพยากรหลัก ๆ เป็นทรัพยากรที่มีอยู่แล้วในองค์กร ทุกวันนี้มีเครือข่ายที่เป็นเครือข่ายที่สมบูรณ์ เป็นเครือข่ายที่เข้าถึงได้ง่าย เป็นเครือข่ายที่ใช้ประโยชน์และแสดงความก้าวหน้าขององค์กรมากมาย การเพิ่มงาน e-Office จึงเป็นการเพิ่มโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มมากนัก การทำงานภายในขององค์กรจะรวดเร็วขึ้น การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว แม้การส่งข้ามองค์กรก็จะไปได้ทันที ส่งผลในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยรวมดีขึ้น การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้ประโยชน์อย่างชัดเจน การจัดการเอกสารจะดีขึ้น จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น สิ่งสำคัญอย่างมากคือ การลดกระดาษ การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร หากลดการใช้กระดาษ ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรลงไปได้มาก สามารถสรุปได้ดังนี้
1.สั่งการ และติดตามเรื่องได้ง่าย เป็นระบบ และรวดเร็ว
2.มีการประสานงานด้านเทคโนโลยีการสื่อสารเป็นหนึ่งเดียว ระบบงานองค์กรช่วยให้องค์กรมีระบบการทำงานที่สามารถประสานงานระหว่างกันได้เสมือนว่าเป็นระบบเดียวกันทั่วทั้งองค์กร และการรวบรวมความเห็นจากคนหมู่มากทำได้เร็ว
3.จัดเก็บเอกสารในระบบดิจิตอลซึ่งปลอดภัย และสืบค้นได้ง่าย ซึ่งมีมาตรฐานเดียวกันสามารถนำไปใช้กับระบบสารสนเทศในทุกส่วนขององค์กรได้เหมือนกัน
4.การปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูงขึ้น และกระบวนการทำงานขององค์กรสามารถกระตุ้นการทำงานภายองค์กรให้มีมากขึ้น ทั้งนี้ผู้บริหารยังสามารถ ค้นเอกสารได้เอง โดยสะดวก รวดเร็ว
5.ไม่จำกัดเวลาทำงาน และสถานที่
6.ลดขั้นตอนของการทำงาน
7.โปร่งใส
การนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการบริหารการจัดการทำให้มนุษย์ทำงานได้เที่ยงตรง รวดเร็ว ไม่เหน็ดเหนื่อย ช่วยผ่อนแรงมนุษย์ ในด้านต่าง ๆเช่น ด้านการคำนวณ พิมพ์งาน บันทึกข้อมูล ประมวลผล ไม่ว่าจะเป็นหน่วยงานในแวดวงใด หากนำคอมพิวเตอร์เข้าช่วยงาน จะช่วยแบ่งเบาภาระงานได้เป็นอย่างดีและมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้คอมพิวเตอร์ยังช่วยพัฒนคุณภาพชีวิต เช่น ช่วยในการเรียนรู้ ให้ความบันเทิง ให้ความรู้ และยังช่วยในการพัฒนางานด้านต่าง ๆให้เป็นไปในทางที่ดีขึ้นอีกด้วยอันจะส่งผลให้ความเป็นอยู่ของมนุษย์ดีขึ้น
ผลการพัฒนาระบบตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนพัฒนาฯ อย่างไร
ผลการพัฒนาระบบตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนพัฒนาฯ โดยจะตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของประเทศไทย ข้อ ที่3 คือ ประยุกต์ใช้ ICT เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืนโดยการกระจายการบริการ ICT ที่มีคุณภาพ ครอบคลุมและเข้าถึงได้อย่างทั่วถึงและยุติธรรม ยืนได้ด้วยตนเองและความรู้ของคนในชาติ
ในที่นี้ก็หมายความว่า E-Office ก็คือการลดเวลาการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับงานเอกสาร การลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารและการประหยัดงบประมาณทั้งในเรื่องบุคลากรและกระดาษ และที่สำคัญยิ่ง E-Office จะเป็นเส้นทางที่จะพัฒนาหน่วยงานให้เข้าสู่องค์กรภาครัฐสมัยใหม่ในยุคอิเล็กทรอนิกส์นี้
เว็บไซด์ของหน่วยงาน จะใช้ประโยชน์ในการประชาสัมพันธ์หน่วยงาน และสามารถใช้เป็นประตูทางเข้าสู่หน่วยงานได้ โดยเมื่อถึงขั้นนี้หากหน่วยงานใดสามารถสร้างสำนักงานไว้รองรับแล้ว ก็สามารถใช้เว็บไซด์เข้าสู่สำนักงานของหน่วยงานเพื่อประกอบกิจกรรมตามภารกิจที่ต้องการได้ หากมีเครื่องมือสำหรับประกอบภารกิจนั้นเตรียมพร้อมอยู่ เครื่องมือที่ต้องการจะแตกต่างกันไปแล้วแต่ภารกิจ ประชาชนทั่วไปอาจต้องการเครื่องมือในการขอรับบริการ หรือเครื่องมือในการประสานงานเพื่อเข้ามามีส่วนร่วม ผู้ปฏิบัติงานของหน่วยงานในตำแหน่งหน้าที่ใด ย่อมมีความต้องการใช้เครื่องมือในการประกอบภารกิจของตน ผู้ที่มีหน้าที่ควบคุมตรวจสอบก็ต้องการเครื่องมือสำหรับการควบคุมตรวจสอบ
อนาคตของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีพื้นฐานของการบริการด้วยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี เป็นที่น่ายินดีที่ความก้าวหน้าทางด้านสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำลังจะก้าวไปข้างหน้า ถึงแม้ว่าการให้บริการด้านนี้ยังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐานของธุรกิจด้านอื่น ๆ
ปัจจุบันมีการเพิ่มเครือข่ายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอย่าง เช่น ดาต้าเนตเป็นเรื่องของการนำข้อมูลผสมเข้ากับช่องสัญญาณเสียง (data over voice) ทำให้การสื่อสารข้อมูลผ่านไปในชุมสายขณะใช้โทรศัพท์ได้ มีเครือข่ายผ่านดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการส่งดาวเทียมของตนเองที่เรียกว่า Thaisat ขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าบริการของการสื่อสารข้อมูลได้เป็นอย่างดี ผู้ใช้มีความต้องการช่องสื่อสารทั้งเสียงและข้อมูลอีกมาก และเชื่อแน่ว่าสองล้านเลขหมายที่เพิ่มขึ้นในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อการใช้งาน
ความท้าทาย (Challenges) ในการทำให้ E-Office ประสบความสำเร็จ
ปัจจัยในการทำให้ระบบ E-Office ประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว สามารถแบ่งออกเป็นข้อๆ ได้ดังนี้
1. นโยบายที่ชัดเจน เป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุด เนื่อง E-Office เป็นการนำเทคโนโลยีสมัยใหม่มาประยุกต์ใช้ในองค์กร ผู้บริหารจำเป็นต้องมีวิสัยทัศน์ และมีความเชื่อมั่นในการนำพาองค์กรเข้าสู่ยุคอิเล็กทรอนิกส์ และเป็นแบบอย่างให้กับบุคลากรในการใช้ระบบดังกล่าว
2. ความพร้อมของบุคลากร เนื่องจากระบบการทำงานจะมีการเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการนำ E-Office มาใช้ การให้ความรู้และการเตรียมความพร้อมให้กับบุคลากร เป็นสิ่งที่สำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของการใช้ระบบ E-Office
3. ความพร้อมในการบริหารจัดการด้านโครงสร้างพื้นฐาน ถึงแม้ว่าในสภาพความเป็นจริงในปัจจุบัน การเข้าถึงอินเทอร์เน็ตสามารถทำได้ทั่วไป แต่ในทางปฏิบัติอาจจะประสบปัญหาในเรื่องของการจัดการทรัพยากร การเลือกใช้เทคโนโลยีที่เหมาะสมกับสภาพขององค์กร เป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จตัวหนึ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องของการสร้างเครือข่ายอินทราเน็ตและการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตของหน่วยงาน
4. ความพร้อมในซอฟต์แวร์ ถึงแม้ว่าในขณะนี้ได้มีหน่วยงานหลายแห่งได้ใช้ระบบ E-Office แล้วแต่ยังมีความจำเป็นจะต้องจัดทำซอฟต์แวร์ E-Office ขึ้นเฉพาะของแต่ละหน่วยงาน ตามลักษณะเฉพาะขององค์กร หน่วยงานพึงจัดหาซอฟต์แวร์ ที่สามารถใช้เป็นเครื่องมือต่างๆ ในสำนักงานของตนไว้ให้พร้อมใช้ตามสถานะปัจจุบันขององค์กร และพร้อมที่จะจัดหาหรือพัฒนาซอฟต์แวร์ที่ใช้เป็นเครื่องมือเพิ่มขึ้น เพื่อนำหน่วยงานเข้าสู่ระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปต่อไป
5. งบประมาณ การจัดทำระบบฯ จำเป็นต้องมีค่าใช้จ่าย อาจรวมทั้งซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ องค์กรต้องมีงบประมาณสนับสนุนพอสมควร
“E-Office จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับนโยบายที่ชัดเจนของผู้บริหารและความพร้อมของประชาคมที่เป็นผู้ใช้”
